こんにちは、アフリカ在住会計士の根本晃(@dujtcr77)です。
「タイムマネジメントのコツを教えて！」
嬉しいことに、昔から時間の管理方法についてアドバイスを求められることが多いです。
私は学生時代から時間の管理を徹底的に行ってきました。
その結果、
- 大学に通いながら1年半で公認会計士試験に合格
- 激務と言われる会計士業界で働きながら年間100冊以上本を読み、海外旅行にも年数か国
- アフリカでボランティアをしながら、1年半で役450本の記事を執筆
と1つのことをやりながらも、別のことにも時間を割くことができるようになりました。
このように書くと、さぞかし難しいことをしているように感じるかもしれません。
しかしタイムマネジメントを意識しているうちに、考えるべきことはそう多くないんだなという結論に達しました。
という訳で今回は時間を管理する際に大切にしている2つの考え方と、具体的なタイムマネジメント術を紹介します。
タイムマネジメントとは
定義
タイムマネジメントの定義は以下の通りです。
目標を達成するために時間を有効活用し、仕事を効果的・効率的に進めるための技術のこと
この「時間の有効活用」がタイムマネジメントの意味を簡潔かつ的確に表現してくれています。
時間を有効活用って？(重要)
ところで「時間の有効活用」とはどういうことでしょうか？
私はこの「時間の有効活用」を大きく2つの要素に分けます。
- 使うべきところに時間を使う
- 時間当たりの生産性を高める
要は、やるべきことに時間を割いて、その時間当たりの生産性を最大化する。
これがタイムマネジメントです。
この2つのことを自分の環境や性格に応じて突き詰めていけば良いのです。
順番に、少し細かく見ていきましょう。
使うべきところに時間を使う
To Doリストを作る
とりあえずこれがなけれ始まらない、というのがTo Doリスト。
昔は手帳を使っていましたが最近はExcelで管理しています。
構成は極めてシンプルで、日付とやるべき事を並べているだけ。
ポイント「To Do管理は何で行う？」
手帳、PC、スマホ、自分がやりやすいものならなんでも構いません。
自分が常に持ち歩くもので管理するのが良いですね。
できれば1つの場所で全て管理したいので、私の場合は会議などのスケジュール管理から勉強、日々の用事まですべて書いています。
ここに凝る必要はなくて、自分がやるべきことが一覧になっていて、管理しやすければなんでもOKです。
【イメージ】
優先順位をつける
To Doリストの中でも重要性の高いものには色を付ける、などの方法で優先順位をつけています。
優先順位をつけるためには、『7つの習慣』でも紹介されていた時間管理のマトリックスを使うのがおすすめです。
自分の活動を、
- 緊急かつ重要
- 緊急ではないが重要
- 緊急だが重要ではない
- 緊急でも重要でもない
の4つの領域に分けるというものですね。
(画像出典：第三の習慣 重要事項を優先する（最優先事項を優先する）【緊急度ではなく重要度を優先する】｜７つの習慣 セルフ・スタディ｜フランクリン・プランナー・ジャパン株式会社)
第1領域(緊急かつ重要)への対処はしなければなりませんが、大切なのは第2領域(緊急ではないが重要)にフォーカスすることですね。
そうすることで第1領域を減らすことが出来ます。
大きなタスクは小さく分ける
長期間のプロジェクトやボリュームの多いタスクなどは、なかなか他の項目と比較することができません。
また終わりがすぐに見えない分、後回しにしてしまう傾向もあります。
そのため、このような大きなタスクでも極力細分化して、他のTo Doとのバランスを見て少しずつ進めていくようにすると良いでしょう。
やめる
優先順位で今じぶんがやっていることを洗い出したら、「やめる」ことも必要です。
手法としてはなんともシンプルで簡単なようですが、これが実際にやるとなるとなかなか難しいもの。
勇気を持ってなにかをやめるのは、タイムマネジメントには欠かせないので思い切ってやめてみましょう。
意思が弱くて自信がない場合は「〇〇をやめます！」と宣言してしまうのもアリですね。
「No」と言う勇気を持つ
「重要ではない」ことの中には、人との関係で発生するものもあります。
意味のないメールであったり、付き合いであったり。
こういったものに関しては「No」と断る勇気も必要です。
「どうしても気を遣ってしまう」
「断ると周りから何か言われるのではないか」
こんな風に考えて、断るのが苦手な人って多いですよね。
でも、たった1度の人生。
人の顔色を気にしてやりたいことをやれないくらいなら「変なヤツ」って思われてもいいじゃないですか。
任せる
また、すべてを自分でやろうとしようとせずに任せることも重要。
To Doを抱えている時は、
「これは本当に自分がやるべきことなのか？」
「他の人がやった方が効果的・効率的にできるのでは？」
と考えてみるといいですね。
「断る」のと同じく「頼む」のもどうしても気が引けてしまう部分もあるかと思います。
でもそれがあるべきなら思い切って任せてみましょう。
甘え上手はお得。
スケジュールには余裕を持っておく
「使うべきところに時間を使う」と矛盾するように感じるかもしれません。
仕事においてはあらかじめ決まっていたことだけでなく、どうしても緊急で対応が必要になってくる場面もあります。
そんな時に余裕がないと仕事がとっ散らかってしまい、やるべきことをその順番にできなくなってしまうことも。
緊急事態においても冷静に対処し「使うべきところに時間を使う」ということを維持するためには、スケジュールと心に余裕を持っておく必要があります。
時間当たりの生産性を高める
「相殺」という考え方
私が時間を管理する際に、もっとも重要なことの1つとして捉えているのが「相殺」という考え方です。
どんなに調子が良くても、またどんなにモチベーションが高くても、作業効率の低いタイミングはやってきます。
このタイミングに「どうせやらなければならないこと」をぶつけるというのが「相殺」。
例えば私の場合、シャワーを浴びる時間は基本的に決めません。
作業や勉強の集中力が切れたタイミングで入るようにしています。
こうすることでパフォーマンスの低い時間帯を潰すことができます。
また、違う行動をしたことで気分がスッキリしてまた作業に取り掛かることができる、というメリットも。
このように生活の中でやらなければいけない事を上手く潰していく。
「生産性の低い時間」と「生産性が低くてもできること」を相殺してしまうのです。
大事な予定を1日の早い時間帯に入れるようにする
大切なミーティングや会議は、出来るだけ1日の早い時間に設定するようにしましょう。
遅い時間にあると、時間がくるまでそのことが気になってしまって他の仕事が手につかなくなってしまいがちです。
その時の気持ちを大事にする
また、自分の気持ちに素直になるのも生産性を高めるポイントです。
「やりたい」「ワクワクする」と思うことをやるとその分、吸収力や作業効率は大きく上がります。
私の場合は多少優先順位を崩すことになっても、この気持ちに従って作業の順番を決めることも多いですね。
完璧を目指さずにとりあえずはじめてみる
何かをはじめる時に、最初から完璧を求めてなかなか手が動かないときってありませんか？
完成形やそのためのウマいやり方は、案外手を動かしてみないとわからないものです。
完璧を求めるあまり腕を組んで時間ばかりが過ぎていくのでは元も子もありませんよね。
まずは「はじめてみる」ということを心がけてみましょう。
調子の良い時間帯を知る
自分はどのタイミングで集中できるのか把握しておきましょう。
私の場合は朝です。
なので、朝の時間帯に頭を使わないとこなせないような仕事は片づけてしまいます。
午後は少しパフォーマンスが落ちるので単純作業系を残しておきます。
自分の性格を知る(例：時にはすぐに終わる仕事から片づける)
このように、どうやったら自分は仕事をこなせるのか「自分を知る」というのがタイムマネジメントには欠かせません。
ときには今まで紹介してきた考え方をまったく守らない場合もあります。
例えば、タスクがたくさん溜まっているとき。
前述の通り、私は朝に思考を必要とする重めのタスクをこなすようにしています。
しかし仕事が溜まっているときは軽めのをサクサクといくつか片づけることから入る場合があります。
なぜなら、溜まっている仕事が減っていく方が気分的にノれるから。
それだけです。
タイムマネジメントというのは、1つの型にはめてそれを守るのではなく、柔軟性を持たせるべきものです。
SNSを利用するタイミングを決める
FacebookやTwitterなど、SNSをひらいていると通知や更新される情報が気になってしまい、集中力が著しく下がります。
「SNSを見るのは小休憩のときのみ」「9時～18時はSNSの通知をオフにしておく」などルールを決めて、ダラダラとした時間を作らないようにしましょう。
適切な睡眠時間を確保する
忙しいとどうしても削りがちなのが睡眠時間。
しかし効率的に作業をするためには、睡眠を侮ってはいけません。
これも自分がどれくらい寝ると調子が良いのか把握しましょう。
長すぎても短すぎてもダメです。
趣味を作る
タイムマネジメントと相反するようですが、趣味を作るのも効果的です。
趣味があると、どうしてもそのために時間を作りたいというインセンティブが働きます。
日本で仕事をしていたころ、「クラヴマガ」という護身術のジムに行っていたことがあります。
クラヴマガにハマった私は「なんとしても定時までに仕事を終わらせてトレーニングに行く」と意気込み仕事がはやくなりました。
10時間かかる仕事を8時間で終わらせ、身体づくりまでできたのだからこれも立派なタイムマネジメントです。
さいごに
考えることはたった2つ
「タイムマネジメントはシンプルでいい」という記事タイトルの割には、あれやこれやと書いてきました。
しかしこの「タイムマネジメントはシンプルでいい」というタイトルは偽りではありません。
常にタイムマネジメントにおいては、
- 使うべきところに時間を使う
- 時間当たりの生産性を高める
この2つを考えればいいからです。
今回紹介した具体的なやり方はあくまで一例です。
この2つの根本原則をもとに、自分なりにやり方はカスタマイズすればいい。
タイムマネジメントは思っているよりもシンプルなものなんです。
時間に管理されるのではなく時間を管理して1回きりの人生を楽しみましょう！
さらにタイムマネジメントを学びたい方へおすすめの本
今回紹介したタイムマネジメントのコツは、必要最小限のものです。
もしあなたが、
- 毎日10時間以上もヘトヘトになるまで働いている
- 会議やムダなやり取りにばかり時間を奪われる
- 仕事が終わると疲れて何もやる気が起きない
こんな状態にひとつでも当てはまるならおすすめしたい本があります。
それは『屁理屈無し 社長のための時間の使い方』という本です。
『社長のための時間の使い方』は、私が自己流で築き上げたタイムマネジメントの方法を完成形に近づけてくれました。
この記事で紹介したノウハウと合わせれば、きっとあなたも自分の時間を作り自由に生きることができます。
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